Home » Blog » Tone of voice

Het gaat om de manier waarop je het zegt! De juiste tone of voice voor jouw organisatie

Patricia Havelaar-Groenink

door Patricia Groenink | 22 februari 2019

Patricia is freelance copywriter, content marketeer en redacteur bij Havelink Content Creatie en heeft jarenlange kennis en ervaring opgebouwd in onder andere de zakelijke (juridische) dienstverlening en de interieurbranche. Naast organisatorisch sterk en  organisatiesensitief is zij grensverleggend, creatief, accuraat en efficiënt in kwalitatief content management. Voor meer informatie over Patricia en haar werk kun je haar website https://www.havelinkcontentcreatie.nl bezoeken en contact opnemen via het contactformulier.


Het gaat om de manier waarop je het zegt. Hoe vaak heb ik die zin niet al uitgesproken binnen mijn gezin? Inderdaad, met pubers… Ontelbaar vaak en het is en blijft mijn stokpaardje betreffende sociale omgang en communicatie. Professioneel gezien ben ik dagelijks met tekst en context bezig en ook daarbij is de ‘tone of voice’ allesbepalend. En wel op verschillende manieren. Ik geef je tips om voor jouw organisatie de juiste intonatie te vinden naar jouw doelgroep.

Tone of voice doelgroep - Havelink Content Creatie

Tone of voice van een onderneming

Tone of voice. Een Engelstalige term om aan te geven wat de schrijfstijl is waarin een bedrijf of merk communiceert, oftewel de stem met bijbehorende toon van de organisatie. Zo’n toon zorgt voor herkenbaarheid in teksten en andere communicatievormen en is daardoor medebepalend voor het imago. Een bedrijf is daarbij heel bewust bezig met de manier van aanspreken van klanten en relaties, om dit aan te laten sluiten bij de identiteit die men voor ogen heeft. De tone of voice wordt doorgaans consequent toegepast in alle tekstuele uitingen, zoals de website, e-mails, nieuwsbrieven en brochures. Of althans, zo zou dat moeten zijn. Deze systematische manier van spreken of schrijven bestaat uit meerdere factoren, namelijk:

  • De merkpersoonlijkheid van de organisatie
  • De doelstelling(en) van de organisatie
  • Het gebruikte kanaal voor de communicatie-uiting
  • De doelgroep van de organisatie waar men zich op richt.

Formeel of informeel

Klanten hebben een bepaalde verwachting van jouw bedrijf of merk, zo ook in hoe zij worden aangesproken. Het gaat

Content marketing tone of voice - Havelink Content Creatie

dan niet alleen om de formele of informele toon, maar ook hoe dit zich verhoudt tot de gehele context. Een advocatenkantoor zal haar cliënten op een formele manier aanspreken, een frisdrankmerk doet dit luchtig en aansprekend voor een jong publiek. Mijn pubers zouden niet warm of koud worden van een uiting van Coca Cola waarin ze met u worden aangesproken en alle voordelen op een zakelijke manier worden gepresenteerd.

Om succesvol te kunnen zijn in je communicatie naar je doelgroep moet je het totale plaatje in beeld hebben. Het

geheel moet kloppen en voldoen aan de verwachtingen van deze groep. Maar dat is niet alles en ook niet het eerste uitgangspunt bij het bepalen van de juiste tone of voice.

Merkidentiteit, kernwaarden en persoonlijkheid

Bij het vinden van de goede tone of voice staan merkidentiteit, kernwaarden en persoonlijkheid van je organisatie voorop. Door je niet meteen helemaal te voegen naar je doelgroep, en daarmee te kiezen voor spreektaal die natuurlijk en oprecht is vanuit je organisatie, maak je je communicatie eerlijker en gemakkelijker. De doelgroep blijft uiteraard wel van groot belang, maar het is niet handig om je taalgebruik gelijk naar deze groep te voegen. Je loopt dan namelijk het risico niet serieus te worden genomen en dat daarmee je boodschap niet overkomt.

Je merkpersoonlijkheid bepaalt voor het overgrote deel de manier waarop je organisatie spreekt of schrijft. Deze is in de basis altijd hetzelfde, herkenbaar en vertrouwd. De doelstelling, het kanaal en de doelgroep bepalen de toon van de boodschap. Deze kan elke keer iets afwijken en aangepast worden naar het doel van de tekst, maar is altijd gebaseerd op de basisschrijfstijl van jouw organisatie.

Doelgroep tone of voice - Havelink Content Creatie

Taalgebruik doelgroep

Je houdt dus wel je doelgroep in het achterhoofd bij het bepalen van de schrijfstijl van alle externe communicatie. Dit om hen te kunnen bereiken en aan te zetten tot actie. Het is logisch dat je als bedrijf of merk in eerste instantie geneigd bent te letten op hoe je doelgroep praat en daar op in te spelen. Wees daarbij alleen wel alert en onderdruk de neiging tot overdrijven. Het gebruik van te veel jargon, of overdreven joviaal taalgebruik naar een jongere doelgroep, kan juist irritatie opwekken. Belangrijk is dus om te blijven kijken naar de merkpersoonlijkheid die jouw onderneming heeft, wat je wil uitstralen naar de doelgroep en het doel wat je daarmee wil bereiken.

Het is van groot belang om daarvoor het juiste kanaal te kiezen om op een doeltreffende manier de boodschap aan je doelgroep te kunnen overbrengen. Denk hierbij aan social media kanalen voor de jongere doelgroep of een (digitale) brochure voor een formelere manier van communiceren.

Consistente spreekstijl

Hoe zorg je voor zo’n consistente spreekstijl voor jouw organisatie of merk? In het algemeen kiest een organisatie

er voor een persona of briefing op te stellen die intern gebruikt wordt of naar externe partijen kan worden gecommuniceerd, bijvoorbeeld naar een copywriter of een reclamebureau. Hierin staan aanwijzingen beschreven voor de juiste tone of voice, maar ook wat deze niet moet zijn. Dus bijvoorbeeld helder, maar niet te eenvoudig geformuleerd of jeugdig maar zonder gebruik van straattaal. Het is aan de copywriter of content marketeer om hier de juiste balans in te vinden en de gewenste en consistente schrijftaal te formuleren.

Juiste schrijfstijl in context

Zoals we allemaal wel eens hebben meegemaakt, kan een geschreven tekst soms anders overkomen dan is bedoeld. Denk maar aan een e-mail die pinniger of onvriendelijker overkomt dan de zender in gedachten had, waarmee de verkeerde toon is gezet voor verdere communicatie. De achterliggende bedoeling is niet altijd te ‘horen’ door het gebrek aan stemgeluid en intonatie.

Tone of voice voor jouw doelgroep - Havelink Content Creatie

En daarom is het zo van belang dat teksten op een correcte manier worden geformuleerd, zeker als het gaat om professionele teksten waarmee je een duidelijke bedoeling hebt naar je doelgroep. De juiste tone of voice moet worden gebruikt om je doelgroep op een juiste manier te raken en fan te maken van jouw product, dienst of merk.

 

Wil je meer weten over hoe je de juiste tone of voice voor jouw onderneming kunt vinden en hoe deze het beste geformuleerd kan worden voor jouw doelgroep of klant? Neem geheel vrijblijvend contact met me op en ik vertel het je.



Reactie plaatsen

Reacties

Er zijn geen reacties geplaatst.